Технико-экономическая характеристика

1 Анализ деятельности ООО «Новые имена»

1.1 Технико-экономическая характеристика ООО «Новые имена»

Общество с ограниченной ответственностью «Новые имена» (ООО «Новые имена», Общество, компания) создано в соответствие с Гражданским кодексом Российской Федерации [1] и Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» [2].

ООО «Новые имена» зарегистрировано 6 декабря 2002 г. управлением развития муниципальных финансов г.Оренбурга. Предприятие располагается в г.Оренбург, является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава [3] и действующего законодательства Российской Федерации.

Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Компания является собственником принадлежащего ему имущества и денежных средств и отвечает по своим обязательствам собственным имуществом, но не отвечает по обязательствам государства и участников Общества. Государство не отвечает по обязательствам предприятия. Участники имеют предусмотренные законом и учредительными документами Общества обязательственные права по отношению к предприятию. Они не отвечают по обязательствам ООО «Новые имена» и несут риск убытков, связанных с деятельностью компании, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Участники, внесшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по обязательствам Общества в пределах стоимости неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале общества.

ООО «Новые имена» является собственником имущества, приобретенного в процессе его хозяйственной деятельности. Общество осуществляет владение, пользование и распоряжение находящимся в его собственности имуществом по своему усмотрению в соответствии с целями своей деятельности и назначением имущества. Имущество ООО «Новые имена» учитывается на его самостоятельном балансе.

Цель деятельности компании:

- извлечение прибыли;

- расширение рынка товаров и услуг.

Основным видом деятельности Общества является розничная торговля в неспециализированных магазинах. Также предприятие вправе осуществлять следующие виды деятельности:

- розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями;

- прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах;

- розничная торговля пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями;

- розничная торговля алкогольными и другими напитками;

- розничная торговля пивом;

- розничная торговля безалкогольными напитками;

- розничная торговля сахаристыми кондитерскими изделиями, включая шоколад;

- розничная торговля табачными изделиями;

- розничная торговля чаем, кофе, какао;

Общество обладает универсальной правоспособностью, может заниматься любыми не запрещенными видами деятельности, в том числе прямо не преду-смотренными Уставом.

Все вышеперечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными Федеральными законами, Общество может заниматься только при получении специального разрешения (лицензии).

ООО «Новые имена» может создавать самостоятельно и совместно с другими обществами, товариществами, кооперативами, предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами на территории Российской Федерации организации с правами юридического лица в любых допустимых законом организационно-правовых формах. Общество вправе иметь дочерние и зависимые общества с правами юридического лица, может создавать филиалы, обособленные подразделения и открывать представительства на территории Российской Федерации и за рубежом. Создание филиалов и представительств за пределами территории Российской Федерации регулируется законодательством Российской Федерации и соответствующих государств. Филиалы, обособленные подразделения и представительства не являются юридическими лицами.

Предприятие самостоятельно планирует свою производственно-хозяйствен-ную деятельность, а также социальное развитие коллектива. Основу планов составляют договоры, заключаемые с контрагентами Общества.

Выполнение работ и предоставление услуг, покупка и продажа товаров осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым компанией самостоятельно.

Уставный капитал Общества определяет минимальный размер имущества, гарантирующий интересы его кредиторов, составляет 200 000 рублей, который оплачивается денежными средствами или иным имуществом, в соответствии с законодательством Российской Федерации. Увеличение уставного капитала Общества допускается только после его полной оплаты.

1.2 Организационная структура ООО «Новые имена»

Управление организацией должно осуществляться на базе определенной организационной структуры. Структура организация и его подразделений определяется организацией самостоятельно. При разработке организационной структуры управления Департамента Оренбургской области по ценам и регулированию тарифов необходимо было обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом требовалось выполнить следующие условия:

- решение одних и тех же вопросов не должно находиться в ведении разных подразделений;

- все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;

- на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом подразделении.

Известно, что структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления, в связи с изменяющимися требованиями окружающего мира и т.п.

В основу структуры управления организацией положена определенная система.

Выделяют три основные системы управления производством:

- линейная;

- функциональная;

- смешанная.

Известны в менеджменте также матричные, иерархические и многие другие структуры управления производством.

Линейная - представляет собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

Функциональная система представляет собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т.п. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять. В чистом виде эта система используется очень редко.

Наиболее распространена смешанная система, в которой сочетается линейная и функциональная системы.

1.2.1 Общие положения, функции и задачи управления

Структура ООО «Новые имена» имеет централизованный тип, вид структуры «дерево», представлена в приложении А. Структура «дерево» сочетает в себе признаки линейной структуры (вертикальное подчинение) и горизонтального функционального деления на достаточно специализированные автономные функции (или линейно-функциональная). Это позволяет сохранить в ней высокую управляемость и обеспечить достаточную эффективность за счет специализации функций.

Высшим органом управления компании является общее собрание его Участников, которое руководит деятельностью Общества в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом. Общее собрание Участников Общества может быть очередным или внеочередным. Единоличным исполнительным органом Общества является его директор. Решения органами управления ООО «Новые имена» принимаются в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами, положениями Устава Общества.

К компетенции общего собрания Участников Общества относятся:

- определение основных направлений деятельности общества, а также приня-тие решения об участии в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций;

- изменение устава Общества, в том числе изменение размера уставного капи-тала Общества, принятие Устава в новой редакции, изменение (принятие в новой редакции) учредительного договора (договора об учреждении) Общества;

- образование исполнительных органов Общества, избрание директора и до-срочное прекращение его полномочий, а также принятие решения о передаче полномочий единоличного исполнительного органа Общества управляющему, утверждение такого управляющего и условий договора с ним;

- избрание и досрочное прекращение полномочий ревизионной комиссии (ревизора) Общества;

- утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

- принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между Участ-никами Общества;

- утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятель-ность Общества (внутренних документов Общества);

- принятие решения о размещении Обществом облигаций и иных эмиссион-ных ценных бумаг;

- назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение раз-мера оплаты его услуг;

- принятие решения о реорганизации или ликвидации Общества;

- назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных ба-лансов;

- создание филиалов и открытие представительств;

- решение вопроса об учреждении Обществом организаций с правами юри-дического лица в любых допустимых законом организационно-правовых формах;

- решение о совершении Обществом крупных сделок и сделок, в совершении которых имеется заинтересованность согласно Федерального закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» [2], решение иных вопросов, предусмотренных настоящим Уставом и Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Решения принимаются большинством голосов от общего числа голосов Участников Общества. Очередное общее собрание Участников проводится не реже чем один раз в год. Очередное общее собрание созывается Генеральным директором. Указанное очередное общее собрание Участников Общества должно проводиться не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года. Окончание финансового года совпадает с окончанием календарного года. Внеочередное общее собрание Участников Общества проводится в случаях, если проведения такого общего собрания требуют интересы Общества и его Участников.

Единоличным исполнительным органом ООО «Новые имена» является директор. Срок полномочий директора составляет 5 лет. Директор может избираться неограниченное число раз. Директор компании избирается общим собранием Участников Общества большинством голосов.

Директор обязан в своей деятельности соблюдать требования законодательства Российской Федерации, руководствоваться требованиями Устава предприятия, решениями органов управления Общества, принятыми в рамках их компетенции, а также заключенными Обществом договорами и соглашениями, в том числе заключенным с компанией трудовым договором [4].

Директор руководит текущей деятельностью ООО «Новые имена» и решает все вопросы, которые не отнесены Уставом и законом к компетенции общего собрания Участников Общества.

Директор ООО «Новые имена»:

- без доверенности действует от имени Общества;

- представляет его интересы и совершает сделки. Для совершения крупных сделок не требуется решения общего собрания Участников Общества;

- распоряжается имуществом Общества для обеспечения его текущей деятель-ности;

- имеет право первой подписи под финансовыми документами;

- открывает в банках расчетный валютный и другие счета Общества;

- назначает приказом исполняющего обязанности директора Общества на вре-мя своего отсутствия, действующего в пределах компетенции директора Общества. Для назначения исполняющего обязанности директора Общества не требуется решения общего собрания участников Общества;

- выдает доверенности, в том числе доверенности с правом передоверия;

- представляет интересы Общества, как в Российской Федерации, так и за ее пределами;

- утверждает штат работников, издает приказы о назначении на должность работников Общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания, дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества;

- определяет структуру Общества, численность работников;

- устанавливает систему оплаты труда работников Общества и их должност-ные оклады;

- заключает трудовые договоры с работниками Общества;

- выполняет другие функции, необходимые для достижения целей Общества и обеспечения его нормальной работы, в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Уставом Общества, за исключением функций, закрепленных Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и настоящим Уставом за другими органами управления Общества.

В качестве единоличного исполнительного органа Общества может выступать только физическое лицо, за исключением передачи полномочий по договору управляющему. Директором может быть избран Участник Общества либо любое другое лицо, обладающее, по мнению общего собрания Участников, необходимыми знаниями и опытом.

Контракт с директором от имени ООО «Новые имена» подписывается одним из Участников Общества.

Заместители директора назначаются директором в соответствии со штатным расписанием и возглавляют направления работы в соответствии с распределением обязанностей, утверждаемым директором. Заместители директора действуют в пределах своей компетенции по доверенности от имени Общества. При отсутствии директора, а также в иных случаях, когда директор не может исполнять своих обязанностей, его функции исполняет назначенный им заместитель.

Отдел ИТ обслуживает ПК работников компании, обновляет ПО, выполняет функции системных администраторов, а также обучает персонал в случае установки нового программного продукта.

Финансово-экономический отдел занимается финансовыми вопросами компании, ведение бухгалтерского, налогового учета, составление отчетности по завершению финансовых периодов.

Отдел качества отвечает за качество предоставляемой продукции в торговых точках компании, отслеживает срок годности товара, санитарное состояние торговых точек и товара.

Юридическая служба занимается юридически-правовыми вопросами в рамках сфер и направлений деятельности ООО «Новые имена».

Отдел коммуникаций устанавливает связи с поставщиками продукции предприятия, заключает договоры с ними, также находит новые направления сбыта товара по оптовым и розничным ценам.

В ведении отдела закупок находится склад Общества, поскольку за объемом, номенклатурой закупок следят именно сотрудники этого структурного подразделения.

Служба управления персоналом представляет собой отдел кадров, в ведении которого все потоки, связанные с принятие, увольнением и перемещением сотрудников в рамках ООО «Новые имена».

Отдел охраны труда  выявляет опасные и вредные производственные факторы на рабочих местах. Проводит анализ состояния и причин производственного травматизма, профессиональных и профессионально обусловленных заболеваний.

1.2.2 Организационная структура, задачи и функции отдела продаж ООО «Новые имена»

Продажи - бизнес-понятие, описывающее практически любую коммерческую деятельность, бизнес вообще. Продажи чаще всего являются завершающим этапом бизнес-цикла коммерческого предприятия.

Разработаны многочисленные классификации продаж. Например: оптовые и розничные продажи, продажи в сегменте B2B и B2C, активные продажи, прямые продажи, многоуровневые продажи, «длинные» продажи, мобильные продажи, продажи товаров и услуг, всевозможные отраслевые продажи (продуктов питания, стройматериалов и тому подобное).

Организация деятельности отдела продаж - важная составляющая планирова-ния деятельности всей организации в целом. Несмотря на то, что в крупных компаниях иногда речь идет не столько о создании отдела продаж, сколько о его реорганизации, однако и в первом, и во втором случае руководство компании должно выполнить следующее:

- сформулировать цели отдела продаж;

- разработать оптимальную организационную структуру;

- определить особенности работы с клиентами;

- установить критерии оценки деятельности отдела продаж.

Задачи отдела продаж ООО «Новые имена»:

- продажа товаров организации;

- планирование и прогнозирование продаж товаров организации;

- формирование спроса на товары организации;

- изучение конъюнктуры рынка;

- оформление документации по сделкам с покупателями и поставщиками.

 Функции отдела продаж ООО «Новые имена»:

- участие в подготовке прогнозов, планов продаж товаров;

- участие в разработке ценовой политики, схем скидок в зависимости от различных факторов;

- обеспечение согласованности планов снабжения организации товарами и планов сбыта товаров;

- контроль за состоянием запасов товаров на складе, обеспечение своевременного пополнения запасов товаров на складе;

- выявление потенциальных покупателей товаров (посредники, розничные торговые организации и так далее) и установление деловых контактов для дальнейших продаж;

- ведение переговоров с покупателями, согласование условий поставки, заключение договоров поставки;

- оформление документации на поставку товаров покупателям;

- определение формы и способа оплаты товаров в зависимости от типа покупателей и условий поставки;

- обеспечение подготовки партий товаров покупателям в установленные сроки и в полном объеме;

- обеспечение своевременного поступления оплаты за реализованные товары;

- проведение анализа покупательского спроса, степени удовлетворения требова-ний и запросов покупателей по предлагаемым товарам и оказываемых дополнительных услугах (доставка до склада покупателя и другое);

- рассмотрение поступающих жалоб и пожеланий клиентов, подготовка ответов на них.

- создание и ведение информационной базы данных о количестве покупателей каждого вида товара, покупателях, ценах, формах оплаты по сделкам, конкурентах.

В состав отдела продаж ООО «Новые имена» входит начальник отдела продаж и 2 менеджера по продажам. Начальник назначается директором организации и подчиняется непосредственно директору организации. Сотрудники отдела продаж принимаются на работу и переводятся на должности отдела директором по представлению начальника отдела продаж.

Отдел продаж в своей деятельности руководствуется:

- действующими законодательными и нормативными актами;

- уставом организации.

На время отсутствия сотрудников отдела (командировка, болезнь, отпуск и т.п.) их обязанности исполняют лица, назначенные в установленном порядке, которые приобретают соответствующие права и обязанности и несут ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

Распределение обязанностей сотрудников отдела и утверждение их должностных инструкций осуществляет начальник отдела продаж по согласованию с генеральным директором организации и службой управления персоналом.

Должностные обязанности менеджеров по продажам заключаются в выполнении функций, описанных выше. Нальчик отдела, помимо выполнения указанных функций, выполняет еще контролирующую и координирующую роль по отношению к сотрудникам отдела.

1.3 Анализ информационных потоков ООО «Новые имена»

Согласно теории управления все структурообразующие элементы, входящие в состав исследуемого объекта, связаны между собой информационными потоками. Под информационным потоком понимается сложившееся или организованное на новой технической базе движение набора данных в определенном направлении при условии, что у этих данных есть общий источник и приемник.

Для каждого информационного потока существует либо набор документов, либо совокупность устных потоков информации.

В приложении Б ВКР представлена схема информационных потоков, связывающих сотрудников отдела продаж между собой, а также с элементами внешней среды управления, касающихся только решению поставленных в рамках дипломной работы задач.

Все информационные потоки принято делить на входящие, те которые являются источником поступления информации для сотрудников отдела продаж; исходящие, т.е. отчеты, которые являются результатом деятельности работников структурного подразделения; а также внутренние потоки, циркулирующие между менеджерами по продажам, а также начальником отдела.

Классификация информационных потоков представлена в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Классификация информационных потоков

Внутренние потоки

Входящие потоки

Исходящие потоки

Вн 7

Вх 2

Исх 1

Вн 8

Вх 4

Исх 3

Вх 6

Исх 5

Продолжение таблицы 1.1

Внутренние потоки

Входящие потоки

Исходящие потоки

Вх 10

Исх 9

Вх 12

Исх 11

Для каждого информационного потока существует либо набор документов, либо совокупность устных потоков информации.

Информационный поток 1 отражает связь генерального директора с начальником отдела продаж. По потоку проходит документация, которая формируется для участия в тендерах, семинарах для продвижения продукции ООО «Новые имена». Генеральным директором утверждается план продаж, разработанный начальником отдела, передается отчет о товарообороте торговых точках компании. Информационный поток 2 представляет собой реализацию контрольной функции генерального директора. По потоку проходит запрос плана продаж на будущий финансовый период, отчета о результатах продаж, распоряжения по персоналу и деятельности магазина.

Информационные потоки 3-4 показывает связь начальника отдела и отдела закупок. Поток 3 - запрос наличия товара на складе с целью понимания количества того или иного товара, чтобы корректировать свои предложения покупателю в момент взаимодействия с ним. Информационный поток 4 - выписка о наличии/отсутствии товара на складе, его количестве.

Информационный поток 5 отражает еженедельные отчеты о результатах продаж начальника отдела продаж в финансово-экономический отдел. Данный отчет необходим для формирования в будущем финансовой отчетности бухгалтерами предприятия. Также отделом продаж формируется отчет по затратам и прибыли. Информационный поток 6 - рекомендации по объему реализации товаров на определенные суммы, учет реализованных товаров.

Потоки 9-10 демонстрируют связь отдела коммуникаций и отдела продаж. Информационный поток 9 - проект договора и иных документов по сделкам продаж. Поток 10 - данные о новых поставщиках и номенклатуре их продукции.

Информационный поток 11 - это рекомендации по приобретению товара покупателю менеджером по продажам рассматриваемого отдела. Также здесь отражается чек, формируемый по результатам сделки купли-продажи. Поток 12 - это обратная связь с покупателя с ООО «Новые имена», а именно менеджер по продажам. По потоку отражаются возникшие жалобы, а также запросы определенных товаров.

Информационные потоки 7-8 являются внутренние, то есть связывают начальника отдела и менеджеров. Поток 7 - план продаж. Поток 8 - документ «Покупка», отражающий результат сделки с покупателем, с указанием всех параметров - товара, количества и цены. Это необходимо для проведения анализа закономерностей у покупателей в выборе товара СППР, которая разрабатывается в рамках настоящей ВКР, а также для оптимального распределения товара в торговой точке.

1.4 Ключевой показатель эффективности деятельности менеджера по продажам отдела продаж ООО «Новые имена»

Главным показателем эффективности работы менеджера по продажам является обеспечиваемая им доля результативных посещений в общем объеме относящегося к нему клиентского трафика - показатель результативной посещае-мости продавца.

У любого магазина есть определенная посещаемость, то есть какое-то количество клиентов заходит в него в течение дня. Эту цифру несложно оценить. Делается это либо вручную, путем подсчета посетителей в режиме реального времени, либо автоматически - по данным видеонаблюдения или установленного счетчика посещаемости.

Этот трафик определенным образом делится между менеджерами. В случае ООО «Новые имена» менеджеров по продажам 2. Трафик поровну распределяется между ними, ведь с точки зрения возможности установления контакта с посетителями все они находятся в равных условиях.

При этом можно утверждать, что практически все посетители торговой точки являются потенциальными покупателями продукции компании. Дело в том, что предоставляемый товар является товаром часто используемым, а также потому, что покупатель, зайдя в магазин алкогольной продукции, как правило, готовится к мероприятию и совершенно точно у человека есть деньги на покупку. Вопрос не в том, будет ли клиент покупать или нет, а в том, когда и у кого человек купит.

По статистике активный, высококвалифицированный и мотивированный менеджер по продажам имеет результативную посещаемость на уровне 80 %. Это означает, что менеджер продает товар восьми из десяти посетителей.

Слабый или неактивный сотрудник заключает сделку в лучшем случае с одним из двадцати посетителей, его результативная посещаемость составляет 5 %.

Минимальный уровень результативной посещаемости, на который должен ориентироваться менеджер по продажам составляет не менее 50 %, то есть каждое второе посещение должно заканчиваться покупкой.

От уровня результативной посещаемости зависит прибыль магазина, его конкурентоспособность [5].

1.5 Правила распределения товара в торговом зале

Мерчандайзинг - часть процесса маркетинга, определяющая методику продажи товара в магазине. Мерчандайзинг - вид деятельности, направленный на продвижение товаров и торговых марок на региональном рынке, используемый крупными предприятиями розничной торговли (супермаркетами, гипермаркетами), причиной возникновения которого послужила нехватка квалифицированных продавцов.

Мерчандайзинг призван определять набор продаваемых в розничном магазине товаров, способы выкладки товаров, снабжение их рекламными материалами, цены. Понятие мерчандайзинга неприменимо к продажам вообще (услуг, оптовым продажам, розничным продажам через интернет-магазин).

Выкладка товаров является одним из основных элементов системы мерчандайзинга. Очень часто внедрение мерчандайзинга начинают именно с контроля и анализа выкладки товара. Мерчандайзинг продукции так же важен, как разработка бренда товара, наружная реклама или проведение рекламных акций. По этой причине в настоящее время появляются мерчандайзинговые агентства, предоставляющие услуги розничным продавцам.

Основные функции мерчандайзинга:

- представление продукции наилучшим образом;

- обеспечение доступности продукции для потребителей;

- полнота обеспечения продукцией торгового предприятия;

- планирование площади торгового зала;

- привлечение внимания к продукту и выделение продукта среди аналогичных групп товаров конкурентов;

- грамотное использование полочного пространства.

Функции мерчандайзинга возложены на менеджеров по продажам отдела продаж ООО «Новые имена». Мерчандайзинг используется на предприятии для наиболее оптимального распределения товара в торговом зале.

Располагая товар по ходу движения покупателя в магазине, следует проанализировать, какие места наиболее предпочтительны для тех или иных ассортиментных групп, какие товары в магазине являются «пенообразующими», какие приносят наибольшую прибыль.

На сегодняшний день существуют следующие основные правила выкладки:

- недорогое вперед. Недорогие товары работают на то, чтобы создать у покупателя благоприятное впечатление об уровне цен магазина. Если их разместить в начале торгового зала, то покупатели втягиваются в процесс покупок и дальше берут продукты уже «автоматически», обращая на цены меньше внимания;

- принцип чересполосицы. Известен принцип чересполосицы, при котором товары с низкими ценами и товары, приносящие магазину наибольшую прибыль, чередуются по ходу движения покупателя в торговом зале. Дорогой товар, обеспечивающий наибольшую маржу, не должен быть загнан в конец маршрута, так как покупатель может, дойдя до него, уже заполнить свою корзину и, даже увидев привлекательный товар, принять решение о покупке, например, не шести упаковок, а одной-двух. Неверно распределив продукты в зале, можно принудить его к тому, чтобы он сделал меньше покупок;

- основные марки. Основные марки следует размещать в начале каждой ассортиментной группы. В еще не заполненную корзину человек возьмет больше товара. Это довольно простая психология, но ее необходимо  принять во внимание;

- приоритетные полки. Решая, какой товар ставить на полки, находящиеся на уровне глаз, следует руководствоваться все тем же принципом: в наиболее выгодном положении должен находиться товар, приносящий наибольшую прибыль. Это может быть и товар, которому посвящены проводимые в магазине мероприятия по стимулированию сбыта (рекламная акция, дегустация, сопутствующие рекламные материалы, пла каты и т. д.);

- нижние полки. На самых нижних полках должны быть размещены продукты, которые покупают не импульсивно, а осознанно. Например, пятилитровые бочонки пива. За неделю в магазине может уходить три-четыре бочонка, но покупатель, зная, где искать этот специфический товар, не поленится за ним наклониться;

- верхние полки. Верхние полки целесообразно использовать для создания имиджа товаропроизводителя. Для этого используется альтернативная выкладка (дополнение выкладки основного товара перекрестными группами), а также выкладка наиболее дорогих позиций в необычно оформленных упаковках;

- ротация товаров. Ближе всего к покупателю должен располагаться товар, у которого срок реализации близок к концу;

- высота полок. Полка по высоте должна соответствовать продаваемому товару. Известен принцип: если между верхним краем товара и следующей полкой можно засунуть два пальца, нужно менять расстояние между полками. На сэкономленном пространстве можно будет разместить еще одну полку.

1.6 Информационно-аналитические задачи ООО «Новые имена» и задачи сотрудников отдела продаж, требующие автоматизации

В настоящий момент уровень автоматизации ООО «Новые имена» можно назвать достаточно низким, в силу того, что основные специализированные функции сотрудников не автоматизированы на должном уровне.

Все виды программного обеспечения, которое установлено на ПК работников ООО «Новые имена», является глобальным для всех компьютеров предприятия. Таким образом, установка, сопровождение, обновление всех видов ПО входит в полномочия работников отдела ИТ компании.

Работниками предприятия наиболее активно используется ППП Microsoft Office.

При разработке стратегии развития бизнеса, специалисты Общества используют материалы, оформленные с помощью программного продукта Microsoft Power Point, который позволяет организовать наглядность решений, и статистические данные представленные в Microsoft Office Exсel.

Таким образом, MS Power Point и MS Office Exсel используются работниками финансово-экономического, отделом продаж и отделом коммуникаций.

Разработка календарного плана реализована в Microsoft Office Project. Разработкой плана занимаются заместители генерального директора.

Распространенным пакетом на предприятии является «1С Предприятие: 8.Конфигурация «Управление торговлей» ». Программа используется при:

- планировании финансово-хозяйственной деятельности;

- планировании финансовой деятельности предприятия;

- планировании бюджета организации;

- проведении управленческого учета деятельности организации;

- информационной поддержки управления персоналом организации;

- проведении расчетных операций;

- информационной поддержки обеспечении оборотными/необоротными ак-тивами организации.

«1С Предприятие: 8.Конфигурация «Управление торговлей» » является программным продуктом, поддержка которого осуществляется франчайзинговой компанией. Пакетом пользуются как работники финансово-экономического отдела при организации финансово-хозяйственной или финансовой деятельности предприятия, так и специалисты службы управления персоналом для отражения всех кадровых перемещений на предприятии.

Возникает ряд задач, которые необходимо автоматизировать в ближайшее время:

- установка штрих-сканера в магазин, чтобы ускорить процесс работы с клиентами и соответствующего программного обеспечения для его обслужива-ния;

- создание веб-сайта магазина для получения оперативной информации о товарах;

- проектирование СППР автоматизации деятельности отдела продаж, которая позволит увеличить качество и скорость обслуживания клиентов.

Целью выпускной квалификационной работы является задача по разработке СППР, которая будет выявлять закономерности в покупках клиентов для формирования рекомендаций покупателям в будущем, а также для оптимального расположения товара в торговом зале.

В связи с этим задачи, требующие автоматизации, следующие:

- ведение информационной базы товарного ассортимента:

а) ведение основных и дополнительных справочников;

б) учет поступления и продаж товарного ассортимента;

- подбор товара в соответствие с потребностями клиента:

а) оформление продажи;

б) рекомендация товаров, часто приобретаемых в паре с уже купленным;

- формирование отчётов:

а) по остаткам товаров;

б) по продажам за период;

в) товарооборот.

Главное требование для автоматизации поставленных задач - нахождение мощного инструмента, способного качество провести анализ продаж для формирования рекомендаций покупателям, для заполнения базы правил по методу поиск ассоциаций, а также для формирования рекомендаций по вопросу оптимального распределения пространства в торговом зале с применением аддитивной свертки. Подробнее методы описаны в подпунктах 1.8.4.1 и 1.8.4.2.

1.7 Обзор систем, автоматизирующих управление и ведение продаж

Выбор инструмента автоматизации и ведения продаж это трудоемкий и ответственный этап. Выбрать оптимальное решение непросто. Ранок IT-программ для продаж и управления взаимоотношениями с клиентами переполнен разными CRM системами.

Данные системы позволяют решать многокритериальные задачи, как с качественными, так и с количественными характеристиками. Среди таких систем следует выделить:

- Expert Choice французской компании ECI;

- WinEXP+ немецкого разработчика Paul Gerhart;

- MPRIORITY российского разработчика А.Ш. Абакарова;

- СППР «Выбор» российской компании Ciritas;

- СППР «Император» российского разработчика Neirosplav;

- СППР «ОВИОНТ-АСМО», разработанная российской лабораторией геоин-форматики;

- облачная CRM MANGO OFFICE.

К минусам данных систем можно отнести:

- сложность в освоение функции;

- избыточность функций;

- не возможность адаптировать их под уже имеющиеся модули в компании;

- дороговизна, минимальная стоимость 7 000 руб.;

- использование иностранных языков в интерфейсе зарубежных систем.

При этом, одна из популярных разработок «1С:Предприятие» - «1С Предприятие: 8.Конфигурация «Управление торговлей» » не имеет на рынке разработанных прикладных решений, которые могли бы удовлетворить запросам отдела продаж ООО«Новые имена». Данный программный продукт установлен на предприятии. Именно на нем был остановлен выбор для разработки СППР по автоматизации деятельности отдела продаж ООО «Новые имена» в сфере рекомендации интересующего товара покупателю и оптимального распределения пространства торгового зала.

1.8 Обоснование проектных решений по проектированию СППР, автоматизирующей деятельность отдела продаж ООО «Новые имена»

1.8.1 Обоснование целесообразности использования вычислительной техники

Автоматизация деятельности сотрудников отдела продаж компании позволяет улучшить качество предоставляемых услуг, привлечь клиентов за счет постоянного контроля запросов покупателей, удобного расположения товаров на полках торгового зала, за счет этого же повысить прибыль компании. От правильной работы менеджера по продажам зависит степень удовлетворенности клиентов, а, следовательно, конкурентоспособность и прибыльность магазина.

Необходимость использования вычислительной техники при решении данной задачи вытекает из следующих соображений:

- на экране компьютера можно будет просмотреть сведения о товаре, его характеристики и визуальное представление;

- возможность отслеживания наличия товара в магазине;

- автоматическое выявление новых предложений покупателю. Исходя из совершенной покупки;

- осуществление накопления, хранения, обработки, а также выдачи достовер-ной и оперативной информации;

- сокращение времени на обработку информации;

- возможность усовершенствования контроля и учета обрабатываемой ин-формации;

- повышение эффективности работы продавца-консультанта;

- оперативное обслуживание клиентов.

Вычислительные средства предоставляют пользователю возможность быстрого поиска необходимой информации, а также снизить вероятность ввода ошибок и составления различных печатных форм и отчетов.

В связи с вышеперечисленными фактами необходимость использования вычислительной техники для решения данных задач очевидна ввиду чрезмерного объема хранимой информации, вычислений по используемым математическим методам при разработке СППР, наличия большого ассортимента и визуализации большого количества имеющегося товарного ассортимента.

1.8.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Экономическая информационная система представляет собой систему, функционирование которой заключается в сборе, хранении и обработке информации.

Экономическая информация по уровням управления бывает входная, а также результативная.

Входной информацией разрабатываемой системе поддержки принятия решений являются:

- документ «Покупка», оформляемый менеджером по продажам при покупке того или иного товара;

- номенклатура ООО «Новые имена».

Результатом работы СППР следует считать:

- база правил, которая хранит пары закономерностей товаров, которые чаще всего приобретаются совместно;

- рекомендации по приобретению товаров, которые будут выдаваться менед-жером по продаже покупателям при оформлении покупки. Строятся рекомендации на основе сформированных правил;

- рекомендации по раскладке товаров в торговой точке. Рекомендации будут формироваться на основе ранжирования товаров, исходя из их потребительской популярности, цены, а также наличия на складе.

Структура СППР представлена в разделе 2.

1.8.3 Обоснование проектных решений по программному и техническому обеспечению системы

1.8.3.1 Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, обеспечивающих функционирование информационной системы. В него входят персональные компьютеры, периферийное оборудование (принтеры, сканеры, плоттеры и т.д.), средства коммуникации и связи (модемы, сетевые платы и т.д.), а также средства оргтехники (ксероксы, факсы и т.д.). Средства оргтехники целесообразно включать в техническое обеспечение информационной системы, так как они органично встраиваются в систему сбора, передачи и обработки информации. Выбор необходимого состава технических средств должен определяться, прежде всего, функциональными задачами информационной системы и соответствующей предметной областью.

Отдел продаж ООО «Новые имена» имеет небольшой парк современных средств вычислительной техники. Имеется 3 компьютера для каждого члена группы, многофункциональное устройство (МФУ).

Ориентировочный перечень компонентов персонального компьютера:

- процессор - Intel;

- материнская плата (интегрированные аудио-, видео-, сетевой контрол-леры) - ASUS, Gigabyte;

- оперативная память (не менее 512 Гб) - Kingston;

- жесткий диск - Seagate, Transcend;

- корпус - Ascot, Microlab, оборудован блоком питания достаточной мощ-ности;

- МФУ - Canon;

- монитор - технология LCD с разрешением 1024×768, производители LG, Samsung;

- источники бесперебойного питания APC.

Все компьютеры объединены в единую локальную вычислительную сеть c выходом в глобальную сеть Интернет по выделенному каналу с пропускной способностью 2 Mbit/s.

Характеристика программной части:

- ОС «Windows 7 Professional»;

- пакет «Microsoft Office 2007»;

- ПО Электронного бухгалтерского учета «1С Предприятие: 8.Конфигурация «Управление торговлей» »;

- антивирусное ПО «Dr. Web».

Имеющееся техническое обеспечение удовлетворяет минимальным требованиям проектируемой программного комплекса интеллектуальных систем по автоматизации деятельности специалистов отдела продаж.

1.8.3.2 Программное обеспечение - совокупность программ системы обра-ботки информации и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Программное обеспечение является одним из видов обеспечения вычислительной системы, наряду с техническим, математическим, информационным, лингвистическим, организационным и методическим обеспечением.

Для проектирования программного комплекса выбрана технологическая платформа «1С:Предприятие 8. Конфигурация «Управление торговлей» », которая обладает следующими преимуществами:

- работа в режиме «тонкого клиента» и «веб-клиента». Кроме привычного файлового доступа и подключения к серверу по локальной сети они позволяют подключаться к информационной базе по протоколу HTTP через специально настроенный веб-сервер. «Тонкий клиент» и «веб-клиент» обеспечивают работу пользователей в новом режиме - режиме управляемого приложения;

- работа пользователей через Интернет, в том числе по низкоскоростным каналам связи. Тонкий клиент и веб-клиент позволяют работать с информационной базой через Интернет в реальном режиме времени. Клиентские приложения могут быть запущены в специальном режиме - режиме низкой скорости соединения. При этом уменьшаются издержки за счет меньшего количества обращений к серверу: несколько запросов к серверу объединяются в один пакет, выполняется упреждающий сбор данных и т.д. В результате даже на низкоскоростных каналах связи платформа обеспечивает приемлемую скорость работы пользователей;

- режим управляемого приложения. Разработчик определяет только общую схему командного интерфейса и общую схему форм. Это описание платформа использует при построении интерфейса для конкретного пользователя с учетом различных факторов: прав пользователя, особенностей конкретного внедрения, настроек, сделанных самим пользователем;

- механизм агрегатов для оптимизации построения аналитических отчетов. Использование механизма агрегатов позволяет значительно сократить время формирования отчетов. Это особенно важно для больших информационных баз, содержащих сотни тысяч и миллионы записей в регистрах;

- расширение возможностей по управлению отчетами для разработчиков и пользователей. Для каждого отчета конфигурации разработчик или консультант может создать несколько вариантов этого отчета. Каждый вариант может представлять данные отчета в различном виде. Пользователь выбирает один из готовых вариантов и выполняет отчет. Разработчик может описать, какие настройки отчета будут доступны пользователю (пользовательские настройки) и какие из этих настроек будут присутствовать прямо в форме отчета (быстрые пользовательские настройки). С их помощью пользователь может настроить вариант отчета «под себя» и сохранить его для дальнейшего использования;

- расширение состава инструментов разработчика для оптимизации прикладных решений. Механизм отображения показателей производительности позволяет разработчику в реальном режиме времени, прямо в процессе работы прикладного решения, оценить количество и длительность вызовов сервера, а также объем принятых и переданных данных. Режим имитации задержек при вызове сервера позволяет разработчику увидеть реальную скорость работы его прикладного решения у клиента, на реальном канале связи. При этом не требуется каких-либо специальных подключений к сети Интернет. Достаточно включить этот режим, и платформа (даже в файловом варианте на локальном компьютере) начнет работать с теми задержками, с которыми работает реальный канал связи [13].

1.8.4 Обоснование проектных решений по математическому обеспечению

1.8.4.1 Тип анализа поиск ассоциаций для выявления закономерностей в покупках клиентов ООО «Новые имена»

Данный тип анализа позволяет осуществлять поиск часто встречаемых вместе комбинаций объектов или значений характеристик. С его помощью можно определять группы одновременно закупаемых товаров, выявлять наиболее привлекательные источники информации (в процессе «оптимизации» затрат на них) и т. п.

Схематично процесс проведения анализа поиск ассоциаций представлен на рисунке 1.1.

Параметры анализа

Минимальный процент случаев

Минимальная достоверность

Минимальная значимость

Отсечение правил

Источник

Объекты

Элементы

Результат анализа

Информация о данных

Ассоциативные группы

Ассоциативные правила

Рисунок 1.1 - Схема выполнения анализа поиск ассоциаций

В качестве источника данных может использоваться результат запроса, таблица значений или область ячеек табличного документа. С точки зрения данного типа анализа колонки источника можно разделить на:

- неиспользуемая, игнорируются анализом;

- объект. Данные из этой колонки используются как объекты (или события) проводимого анализа. Исходя из значения данной колонки значения другой колонки (элемент) относятся к одной ассоциируемой группе;

- элемент. Данные из этой колонки используются для получения устойчивых групп значений, построения ассоциативных правил.

Кроме настройки типов колонок, на результат проводимого анализа влияют следующие параметры анализа:

- МинимальныйПроцентСлучаев. Определяется минимальный процент случаев, в которых должна встречаться комбинация элементов. Группы, у которых данное значение меньше указанного, не попадают в результат анализа;

- МинимальнаяДостоверность. Показывает минимальное значение процента случа-ев, когда правило соблюдается;

- МинимальнаяЗначимость. Группы, у которых данное значение меньше указан-ного, не попадают в результат анализа;

- ТипОтсеченияПравил. Один из вариантов системного перечисления ТипОтсечения ПравилАссоциации: Избыточные (отсекать избыточные правила), Покрытые (отсекать правила, покрытые другими правилами).

В результате выполнения анализа получается:

- информация о данных (количество объектов, количество элементов, среднее количество элементов в объекте, количество найденных групп, количество найденных правил ассоциаций);

- найденные группы элементов. Указывается состав группы, количество слу-чаев, процент случаев в которых эта группа встречается;

- найденные ассоциативные правила. Указывается исходный состав элемен-тов, следствие (состав элементов), процент случаев, достоверность, значимость правила.

Типы отсечения правил:

- покрытые;

- избыточные.

Любое правило состоит из предпосылки и следствия, например:

Предпосылка: Если купили Товар №1.

Следствие: То купят Товар №2.

При этом не надо забывать, что следствие наступает с определенной достоверностью. При отсечении правил, вероятностные характеристики могут рассматриваться, а могут и игнорироваться (важно только содержание правила).

Отсечение покрытых правил.

Правило может быть покрыто как по предпосылке, так и по следствию, например:

Правило №1: Если купили товар №1 и №3, То купят товар №2.

Правило №2: Если купили товар №1, То купят товар №2. В этом случае правило №1 будет считаться покрытым, так как предпосылка первого правила получается «избыточной» по отношению к предпосылке второго правила.

Пример покрытия по следствию:

Правило №1: Если купили товар №1, То купят товар №2, №3.

Правило №2: Если купили товар №1, То купят товар №3.

Правило №2 будет покрыто по следствию, так как следствие правила №1 более «полное».

Отсечение избыточных правил.

Покрытие не учитывает вероятностных характеристик правил, они учитываются в случае, если используется вариант отсечения избыточные.

Правило будет считаться избыточным по предпосылке, если оно покрыто по предпосылке и его достоверность равна достоверности покрывающего правила, например:

Правило №1: Если купили товар №1 и №3, То купят товар №2 с достоверностью 75%.

Правило №2 Если купили товар №1, То купят товар №2 с достоверностью 75%.

Правило №1 избыточно по отношению к правилу № 2 (оно содержит дополнительное условие не вносящее «возмущения» в вероятностные характеристики правила). Правило будет считаться избыточным по следствию, если количество случаев данного правила равняется количеству случаев покрывающего правила [6].

1.8.4.2 Многокритериальная оптимизация - оптимальный выбор по многим критериям для оптимального распределения пространства торгового зала

Во многих задачах выбора, представляющий практический интерес, бывает трудно, а порой и невозможно свести поиск наилучшего варианта к нахождению оптимума только какого-то единственного критерия качества решения (целевой функции, показателя эффективности, критерия оптимальности). Множественность критериев выбора обусловлена необходимостью учета разнородных характеристик сравниваемых вариантов, разнообразием достигаемых целей.

Одним из основных видов дополнительной информации, часто используемым при решении различных многокритериальных задач, является информация о сравнительной важности частных критериев для ЛПР. Обычно такая информация задается в виде числовых коэффициентов важности критериев k ≥ 0, характеризующих весомость, значимость частных критериев fk. Коэффициенты важности составляют в совокупности весовой вектор w = (1, … , h), компоненты которого принято нормировать условием kk = 1.

Наиболее известный способ вычисления коэффициента важности критериев это последовательное сравнение критериев по важности. ЛПР упорядочивает все критерии по предпочтительности и каждому критерию приписывает некоторую числовую значимость sk>0. Например, самому важному критерию дается 100 баллов, а остальным меньшие баллы в зависимости от их предпочтительности. Важность k-го критерия fk определяется среднеарифметическим значением

k = sk / j=1hsj (1)

Простейшим способом устранения многокритериальности целей является преобразование задачи выбора в однокритериальную, например, путем объединения всех частных (локальных) показателей эффективности

f(x) = F(f1(x), f2(x), … , fh(x)) (2)

Подобный прием носит название свертки критериев. Каждый частный критерий отражает какое-то отдельное качество варианта решения. Наилучший варианта должен характеризоваться наиболее удачным сочетанием всех этих отдельных качеств. Таким образом, поиск лучшего варианта решения сводится к отысканию экстремума единственной функции f(x)

X* arg maxxX*f(x)f(x) (3)

Достаточно популярным способом служит запись глобального критерия в виде суммы локальных критериев (так называемая аддитивная свертка).

f(x) = j=1hfj(x) (4)

или в виде их произведения (мультипликативная свертка)

f(x) = j=1hfj(x) (5)

Существенным недостатком указанных способов свертки критериев является равная важность или значимость критериев для ЛПР, при которой низкие оценки по одним критериям можно компенсировать только за счет высоких оценок по другим критериям. В следствие этого лучшим может оказаться вариант решения, сочетающий не самые лучшие критериальные оценки.

Чтобы избежать такого несоответствия, часто используют взвешенные свертки частных критериев эффективности вида

f(x) = j=1h jfj(x) (6)

или

f(x) = j=1hjfj(x), (7)

где j≥0 - вес частного критерия fj(x).

Способ свертки частных критериев и значения их весов задаются ЛПР, то есть менеджером по продажам ООО «Новые имена» и отражают потребности клиентов компании и субъективных условий торгового зала предприятия [7].